Convierte una tarea repetitiva en un flujo controlado, con revisión humana y una salida segura cuando algo no encaja. Este playbook sirve para operaciones, finanzas, soporte, compras y administración. No empieza por “¿qué puede hacer la IA?”, sino por “¿qué parte del trabajo es estable, medible y reversible?”.
Resultado esperado: una decisión de automatización documentada, un flujo ejecutable y criterios claros para detenerlo o devolverlo a una persona.
Triage: decide qué merece automatizarse
Puntúa cada criterio de 1 a 5:
| Criterio | 1 | 5 | Puntuación |
|---|---|---|---|
| Repetición | ocurre rara vez | ocurre a diario o más | |
| Claridad de reglas | depende mucho del juicio | reglas observables | |
| Coste del error | bajo y reversible | alto o difícil de revertir | |
| Sensibilidad de datos | pública | personal, financiera o confidencial | |
| Volumen | pocos casos | muchos casos |
Prioriza tareas con repetición, reglas y volumen altos, y coste y sensibilidad bajos o controlables. Una puntuación alta no elimina la revisión. Solo indica dónde investigar primero.
Canvas del flujo
- Nombre de la tarea:
- Propósito y resultado:
- Disparador:
- Entradas y formato:
- Reglas deterministas:
- Tarea de IA:
- Comprobaciones automáticas:
- Revisor humano y momento:
- Fallback o cola de excepción:
- Criterios de aceptación:
- Registro y retención:
- Propietario del proceso:
La IA puede clasificar, resumir, extraer o proponer. Las reglas deterministas deben decidir importes, permisos, estados y límites siempre que sea posible.
Instrucciones
- Describe el proceso actual paso a paso, incluyendo esperas, correcciones y excepciones.
- Puntúa repetición, claridad, coste del error, sensibilidad y volumen. Elige un caso estrecho.
- Separa datos de entrada, reglas fijas y trabajo interpretativo.
- Diseña el disparador y valida el formato. Rechaza archivos incompletos o inesperados.
- Define la tarea de IA con una salida estructurada, no con una instrucción abierta.
- Añade comprobaciones: totales, campos obligatorios, duplicados, límites y coherencia.
- Nombra al revisor humano. La revisión ocurre antes de enviar, pagar, publicar o cambiar un registro crítico.
- Define el fallback: cola manual, plantilla de error o devolución al sistema anterior.
- Prueba casos normales, ambiguos y adversos. Registra errores y ajusta las reglas.
- Mide tiempo por caso, tasa de excepciones, correcciones y coste del error durante un periodo piloto.
Ejemplo trabajado: procesar presupuestos de proveedores
Antes: Compras recibe 20 presupuestos por correo. Una persona copia precios y plazos a una hoja, normaliza unidades y prepara una comparación. El proceso tarda dos días y los PDF incompletos provocan intercambios.
Canvas aplicado
- Disparador: llega un PDF a
compras@empresa.comcon asunto “Presupuesto”. - Entradas: PDF, proveedor, fecha de recepción y proyecto.
- Reglas deterministas: aceptar PDF menor de 10 MB; exigir moneda, validez, precio total, plazo y datos fiscales; marcar duplicados por proveedor, proyecto y número.
- Tarea de IA: extraer líneas, unidades, precios, impuestos, plazo y exclusiones en JSON; señalar texto ilegible o campos dudosos.
- Comprobaciones: recalcular subtotal e impuestos; comparar moneda; verificar que el total coincide con el documento; detectar campos vacíos.
- Revisor: responsable de Compras revisa cada registro y aprueba la tabla comparativa.
- Fallback: enviar documentos fallidos a una cola manual y mantener el correo original sin modificar.
- Aceptación: 98% de campos obligatorios correctos en una muestra de 50 documentos; cero pagos o adjudicaciones automáticas.
Salida propuesta
| Proveedor | Total | Moneda | Plazo | Validez | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Norte Industrial | 18.400 | EUR | 14 días | 30 días | Revisar |
| Delta Parts | 17.950 | EUR | 21 días | 15 días | Revisar |
La IA no elige al proveedor. Solo prepara una comparación trazable para que Compras decida.
Tarjeta antes y después
| Antes | Después |
|---|---|
| Copia manual de cada PDF | Extracción estructurada |
| Correos de ida y vuelta por faltantes | Campos obligatorios y cola de excepción |
| Comparación en dos días | Borrador de tabla el mismo día |
| Riesgo de transcribir mal un total | Recalculación y revisión humana |
| Decisión implícita | Criterios de aceptación registrados |
Artefacto copiable: ficha de decisión
TAREA:
PROBLEMA MEDIBLE:
PUNTUACIÓN (repetición / reglas / error / sensibilidad / volumen):
ALCANCE DEL PILOTO:
DISPARADOR:
ENTRADAS:
REGLAS FIJAS:
TAREA DE IA:
COMPROBACIONES:
REVISOR:
FALLBACK:
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN:
MÉTRICAS Y FECHA DE REVISIÓN:
DECISIÓN: [pilotar / mantener manual / descartar]
Qué no automatizar ni inventar
No automatices decisiones irreversibles, pagos, despidos, acceso a información sensible o comunicaciones externas sin controles y aprobación adecuados. No inventes campos faltantes, proveedores, precios, impuestos, fechas ni motivos de rechazo. Si un documento es ambiguo, ilegible o contradictorio, envíalo al fallback. No uses una puntuación de confianza como sustituto de la revisión.
Siguiente paso
Si la tarea es aislada, conserva este canvas y sigue ejecutándola manualmente o con el prompt tester. Solicita una auditoría de negocio cuando el flujo sea recurrente, afecte a un equipo, mueva volumen o gasto relevante, trate datos sensibles o mantenga un cuello de botella visible.