Un buen análisis empieza por definir qué debe decidir el lector y qué salida necesita. Esta guía convierte un documento suministrado en un resumen accionable, con citas localizables y separación clara entre hechos, riesgos e inferencias.
Cuándo usarlo y cuándo no
Úsalo para propuestas, políticas internas, informes, manuales, actas o borradores que puedas proporcionar al asistente. No lo uses para ocultar obligaciones, sustituir una revisión profesional o decidir por tu cuenta sobre contratos, impuestos, empleo, salud o cumplimiento regulado. Los contratos y las decisiones reguladas requieren revisión de una persona cualificada. Considera una auditoría de negocio solo si el análisis es recurrente, lo comparte un equipo, maneja un volumen o gasto relevante, contiene datos sensibles o resuelve un cuello de botella material. Si no, reutiliza esta guía o el asistente general de Quest.
Hoja de entrada y salida
Define primero:
- Objetivo de entrada: qué pregunta debe contestar el análisis. __________________
- Documento y versión: ______________________________
- Audiencia y decisión esperada: _____________________
- Secciones prioritarias: ____________________________
- Datos que deben ocultarse: _________________________
Define la salida:
- Resumen ejecutivo de 3 a 5 puntos.
- Hechos con página o sección citada.
- Riesgos, severidad y posible impacto.
- Contradicciones internas o entre documentos.
- Inferencias, siempre etiquetadas.
- Preguntas abiertas y datos faltantes.
- Acciones, responsable y fecha sugerida.
Flujo de trabajo
- Confirma que tienes autorización para procesar el documento y elimina datos innecesarios.
- Identifica versión, fecha, idioma, páginas y anexos incluidos.
- Formula una pregunta de análisis que pueda responderse con el contenido suministrado.
- Pide un esquema inicial de secciones, definiciones, obligaciones, cifras y excepciones.
- Extrae hechos literalmente y añade la página, apartado o párrafo.
- Busca términos condicionales, fechas límite, renovaciones, dependencias, exclusiones y métricas ambiguas.
- Compara definiciones, cifras y obligaciones para detectar contradicciones.
- Separa riesgos explícitos de inferencias. Indica el razonamiento de cada inferencia.
- Convierte preguntas abiertas en solicitudes concretas de información o revisión.
- Redacta acciones priorizadas y valida el resultado contra el documento original.
- Marca todo lo que requiera revisión legal, regulatoria, técnica o financiera.
Ejemplo breve antes y después
Antes, una nota de proveedor dice: “El servicio se renueva automáticamente y puede cancelarse con aviso previo”. Es ambigua: no indica duración, plazo ni canal.
Después, el análisis registra: “Hecho: renovación automática; fuente: sección 4, página 2. Hecho: existe cancelación con aviso previo; el plazo y el canal no aparecen. Riesgo: renovación no deseada, severidad media. Pregunta abierta: confirmar días de aviso y fecha de corte. Acción: solicitar aclaración escrita antes de firmar”. No se presenta una conclusión legal.
Artefacto final copiable: mapa de riesgos anonimizado
# Mapa de riesgos del documento
Documento y versión:
Fecha de análisis:
Objetivo:
Alcance y páginas revisadas:
## Resumen ejecutivo
1.
2.
3.
## Hechos citados
- [Hecho] | página/sección: | cita o dato:
- [Hecho] | página/sección: | cita o dato:
## Riesgos
| Riesgo | Evidencia y ubicación | Severidad | Impacto posible | Control propuesto | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| | | baja/media/alta | | | |
## Contradicciones
- [Elementos en conflicto] | ubicaciones: | aclaración necesaria:
## Inferencias
- [Inferencia] | hechos que la sustentan: | confianza:
## Preguntas abiertas
- [Pregunta] | información requerida | dueño | fecha:
## Acciones
- [Acción] | prioridad | responsable | fecha sugerida
## Revisión cualificada necesaria
[legal, regulatoria, técnica, financiera u otra]
Comprobaciones de fallo y seguridad
Usa una copia de trabajo y conserva el original. Verifica que las citas apunten a la página o sección correcta, incluidos anexos. No inventes texto cuando el PDF está escaneado o incompleto: marca la extracción como incierta y solicita una copia legible. Comprueba que las tablas no hayan perdido columnas, que las fechas mantengan su formato y que “debe”, “puede” y “se recomienda” no se intercambien. Redacta nombres, identificadores, cuentas, firmas y datos personales antes de compartir el mapa. Si hay versiones distintas, analízalas por separado y registra cuál está vigente. Un resumen no demuestra cumplimiento ni elimina la necesidad de una revisión profesional.
Como siguiente paso, entrega el mapa a la persona responsable y reutiliza la plantilla en el próximo documento. Pide una auditoría de negocio únicamente cuando exista repetición, colaboración, volumen o gasto significativo, datos sensibles o un bloqueo material.